DailyTech opublikowało raport, w którym prezesi, właściciele, dyrektorzy i partnerzy ponad 600 małych i średnich firm z USA przyznali, że ponad 60% z nich prawie zawsze pracuje zdalnie, a kolejne 27% robi to przez 2-10 dni w miesiącu. Prawie tyle samo (57%) przyznało, że przynajmniej 50% ich pracowników zdalnie wykonuje swą pracę. 59% pytanych uznało, że w ten sposób są bardziej efektywni niż przychodząc do klasycznego biura. Ciekawe jak te wyniki mają się do naszych polskich realiów?

Nie jest tajemnicą, że my, prowadzący projekty internetowe, mamy zawsze do czynienia z rozproszeniem przynajmniej części prac projektowych w Internecie. Już sam produkt finalny jest przecież kolejnym puzzlem w internetowej układance. Skoro obecna technologia pozwala nam praktycznie wszystkie kluczowe elementy projektu prowadzić bezpośrednio w Internecie (a dokładniej w chmurze*), zastanówmy się czemu część z nas nie korzysta jeszcze w pełni z nowych możliwości, prowadząc projekty w oparciu o klasyczne rozwiązania:
- stałe biuro, do którego wszyscy schodzą się o tej samej porze i które o mniej więcej tej samej porze pustoszeje;
- stacjonarne komputery, drukarki, biurka, długopisy, kartki, tablice i mnóstwo innych biurowych drobiazgów.

Pracując w branży internetowej powinniśmy lepiej wykorzystywać możliwości, jakie się przed nami otworzyły. Czy to pozorny strach przed utratą kontroli nad zespołem i projektem, powstrzymuje część nas przed wejściem w zarządzanie w chmurze*?

Diagram przedstawiający „chmurę” (za Wikipedia.org)

*czytaj o cloud computing

Zastanówmy się co tak na prawdę stanowi o powodzeniu samego projektu? Czy jest to x stacjonarnych komputerów, na których mamy zgromadzone i zabezpieczone wszystkie dane? A może to, że wszyscy zbierają się w tym samym miejscu i w tym samym czasie? A może to, że wszyscy mogą siedzieć przy biurkach i miarowo  klikać myszką, popijając równie miarowo kolejne łyki kawy? A może salka konferencyjna, w której możemy przeprowadzić kolejną burzę mózgów, niezależnie czy wszyscy mamy na nią w tej chwili ochotę i czy jesteśmy w kreatywnym piku? A może o powodzeniu projektu stanowią czynniki zewnętrzne, takie jak wynegocjowany budżet, czy klimat współpracy z Klientem?

Niestety żadne z powyższych nie stanowi o powodzeniu projektu.

Ale zostawmy na chwilę ten temat i spójrzmy na fenomen projektu internetowego, który jest całkowicie wirtualny, a któremu potrzebni są praktycznie tylko ludzie, aby się dalej rozwijał. Spójrzmy na Facebook. Czyż to nie komunikacja i ludzie są kluczowe dla tego projektu? Czyż nie jest to przykład projektu, który sam się rozwija i robi to cały czas z sukcesem?

(grafika od Facebook.com)

Ale co ma Facebook do prowadzenia projektów? Otóż dla projektu najważniejsi są ludzie biorący w nim udział i komunikacja między nimi.  To są dwa fundamenty na których opiera się jego sukces. Czy więc gdy wykreślimy z naszej „tradycyjnej” listy takie elementy jak biuro, biurka, salkę konferencyjną, sprzęt biurowy, stacjonarne komputery, to czy będzie to oznaczało, że ludzie zaangażowani w projekt internetowy nie będą mogli się ze sobą komunikować? Czy to będzie oznaczało, że kluczowe dla tego typu projektu czynniki, nie zafunkcjonują i projekt się nie uda? Absolutnie nie! Projekty internetowe (ale też i inne) można skutecznie i z sukcesem prowadzić bez tych „tradycyjnych” elementów. Ludzie nie potrzebują zmuszać się do przychodzenie o jednej godzinie do jednego miejsca, aby projekt był realizowany zgodnie z terminami. Ludzie nie muszą słyszeć klikania myszką swoich sąsiadów zza biurka, aby wiedzieć, że inni też pracują. Nie potrzebna jest salka konferencyjna, aby zrobić burzę mózgów. W ogóle nie potrzebne jest biuro i stały zespół, aby wykonać zadaną w projekcie internetowym pracę. Praktycznie wszystko, poza surowymi materiałami typu animacje, pliki fotograficzne, czy wideo,  można bez problemów  przechowywać w Internecie. Jeśli korzysta się z usług przechowywania danych w chmurze, to dla projektu nie ma znaczenia czy zespół siedzi razem w jednym miejscu, czy jest rozproszony po całym świecie. Ba! Możliwość zdalnej współpracy daje szansę tworzenia projektu z osobami, z którymi nie moglibyśmy tego zrobić w realu. Tak jak na Facebooku, z częścią znajomych utrzymujemy tylko tam relacje, bo tylko w ten sposób jesteśmy w stanie mieć z nimi jakikolwiek kontakt!

Czy przeniesienie współpracy całego zespołu do wirtualnego świata i likwidacja wspólnego biura, wykasuje jednocześnie (co jest tak ważne w zespole) możliwość wzajemnego oddziaływania ludzi na siebie? Facebook i mnóstwo innych serwisów i usług społecznościowych pokazuje, że może to nawet wzmóc oddziaływanie ludzi na siebie. Spójrzmy też na aplikacje 37signals, z których korzystają miliony użytkowników na świecie i które pozwalają im pracować ze sobą niezależne od miejsca i czasu.

Rodzi się tutaj innych aspekt sprawy.  Skoro nie musimy mieć „tradycyjnych” elementów w projekcie, to jednocześnie nie musimy ponosić ich kosztów, a to zaś ma niebagatelny wpływ na cenę wytworzenia. Możemy więc wytworzyć projekt taniej, efektywniej i szybciej. Czemu więc boimy się przenieść z projektami do wirtualnego świata? Ano być może dlatego, że mamy złudne przekonanie o wyższości realnego, od wirtualnego. Trochę tak jakbyśmy cofnęli się do czasu sprzed telefonii komórkowej i wyobrazili sobie, że rozmawiamy z drugą osobą przez telefon, siedząc na ławce w parku. Wtedy wydawało się to nam nie tylko niemożliwe, ale przede wszystkim sztuczne i odzierające nas z tego co najbardziej ludzkie – rozmowy w 4 oczy. Ale czy teraz każdą rozmowę musimy przeprowadzać w kontakcie wzrokowym z drugą osobą? Czy w ogóle moglibyśmy się ze sobą wszyscy komunikować, gdyby za każdym razem trzeba było się ze sobą spotykać? Nie i nie ma możliwości, abyśmy mogli się dalej rozwijać w cywilizacji opartej na technologii, cofając się do tamtego czasu. Nawet czytając ten artykuł zawieszony gdzieś w internetowej chmurze, już zaczynamy się ze sobą (jednokierunkowo) komunikować.

Dzisiaj stajemy wobec podobnej zmiany, ale ta dotyka sposobu w jaki pracujemy. Dotyka też metodologii pracy przy projektach. Zadajmy sobie teraz pytanie, czy jesteśmy w stanie pracować w wirtualnej chmurze? Czy możemy cały proces tworzenia i komunikacji w projekcie przenieść do Internetu?

W tym miejscu mówimy: Tak. Dla nas jest to przyszłość projektów internetowych. My już pracujemy w ten sposób i zdecydowana większość projektów wymienionych w naszym portfolio została poprowadzona w chmurze. Dzięki temu mogliśmy zyskać na efektach i kosztach. Co więcej, i chyba przede wszystkim, największymi beneficjentami tego są uczestnicy projektów, którzy mogą brać  w nich udział w swoim naturalnym rytmie i pracować w najlepszym dla nich, bo wybranym przez siebie, miejscu. Mogą spełniać swoje marzenia, stając się tym samym bardziej kreatywnymi i efektywnymi. Utopia? Nie, tak samo jak nie jest utopią życie w obecnym świecie, które jeszcze 20 lat temu byłoby czystym s-f.

(tekst Marcin Willmann)